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生态环境部对外合作与交流中心

发布时间:2018-08-14 17:00:12

— 公司情况 —

生态环境部环境保护对外合作与交流中心是生态环境部直属单位,成立于1989年,负责我国环境保护领域利用国际金融组织资金、履约项目资金、双边援助资金及其他对外环境合作事务的管理工作。

— 管理痛点 —

行政办公处理方式以线下纸质文件方式流转,出现“追领导签字”、“文件堆积”等现象,造成了物力、人力资源的浪费,不利于资源的整合,后期的文件的存储归档和借阅查看非常不便。

信息共享较为欠缺,中心工作计划,行前公示、党建、日常通知等信息通过文件传阅、电话、微信等方式通知,没有统一的公示渠道。公文、合同、项目材料等重要文件等无法有效共享。

每年项目立项数量较多,项目信息无法有效管理。项目管理通过纸质文件登记,很难实现规范管理,对项目资产、财务收支情况统计不便,项目管理制度无法严谨落地。

财务管理采用传统方式,借款、报销、付款、回款等方面采用线下纸质单据流转,财务数据与项目、合同等数据处于隔离状态,只能依靠下线财务人员手动做账,无法及时有效的进行数据统计分析。

党员管理、组织关系、党员学习等都是进行线下管理,党建制度无法及时有效的进行落实执行。并且在党建资讯方面,没有有效的途径进行资讯共享,都是通过线下文件传阅、当下及时通讯手段进行沟通交流,造成文件翻阅困难,资讯共享不及时等情况。

单位人员出差情况较多,导致各项工作不能及时有效地处理,容易造成事项堆积,沟通不及时等现象。

— 解决方案 —

建设统一的内部无纸化办公管理信息系统,实现中心行政办公、人事管理、项目管理、收支报销、公共服务与文件管理的规范化和流程化,大大节省时间成本和人力成本。

建立统一的资讯中心,让中心员工第一时间得到中心与各部门下发的通知与资讯信息,及时了解中心相关工作动态。通过建立文件共享中心,中心人员可根据权限进行中心、部门、个人的文件借阅查看,实现信息按需共享。

建立项目全生命周期管理,从项目预立项、招标、合同签订、项目执行、项目验收、项目成果等环节,让项目管理制度切实落地,自动归档项目执行过程中形成的项目资产与文件,与财务模块无缝衔接实现合同执行与收支的有效管理。

通过系统实现中心流转文件的自动归档,通过分权管理确保查阅范围可控,系统支持在线预览、下载等操作,极大的方便了文件的共享与查阅。

根据各部门业务需要实现固定流加自由流结合的处理方式,支持将当前业务指定流转到相关岗位办理人,提高了办理与协同效率。

通过财务管理系统模块,解决了线上进行借款、报销、付款、回款等事项提交审批。且关联项目、合同等关键要素,形成了业务数据和财务数据统一,可以准确且及时有效的形成业财数据统计分析报表,有利于单位领导层及时掌握单位运营情况。

通过党建模块的建设,实现了党员信息、党员关系、三会一课、党建资讯等模块,有效的规范了党员建设,对党建制度及时的落地执行做出了突出的贡献。并可在线进行党建资讯共享,可供党员实时了解党员履约制度以及学习资料的查阅。

通过哒咔办公APP实现全员的考勤、审批、出差、沟通管理,规范中心员工出勤,及时处理待办事项,大大提高工作效率。